..:: SPESE DI RAPPRESENTANZA 2025: NUOVO OBBLIGO DI TRACCIABILITA’

Dal 1° gennaio 2025, sono in vigore le rilevanti modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (articolo 1, commi da 81 a 83, L. n. 207/2024) in merito alla deducibilità fiscale delle spese di rappresentanza.

Questa nuova disciplina ha l’obiettivo di migliorare la trasparenza fiscale e prevenire comportamenti elusivi attraverso l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti.

Tali novità interessano imprese, professionisti e lavoratori dipendenti, richiedendo un approccio più rigoroso alla gestione delle spese aziendali e professionali.

Il quadro normativo di riferimento

Le modifiche normative riguardano diversi articoli del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), che disciplinano la deducibilità di spese inerenti alle attività d’impresa, lavoro autonomo e dipendente.

Le principali novità includono:

1. Articolo 108, comma 2 (Spese di rappresentanza): L’obbligo di tracciabilità si aggiunge ai criteri già esistenti per la deducibilità delle spese di rappresentanza, tra cui l’inerenza all’attività aziendale e i limiti quantitativi previsti.
2. Articolo 95, comma 3-bis (Spese per prestazioni di lavoro): La deducibilità delle spese relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto per trasferte di dipendenti e collaboratori è subordinata al pagamento tracciabile.
3. Articolo 54, comma 6-ter (Reddito di lavoro autonomo): Le spese riaddebitate analiticamente al cliente devono anch’esse essere effettuate con strumenti tracciabili per rimanere deducibili.

Queste disposizioni si applicano non solo ai fini dell’imposta sul reddito, ma anche dell’IRAP, estendendo ulteriormente il campo d’azione delle nuove regole.

Modalità di pagamento richieste

Per garantire la deducibilità fiscale delle spese, la normativa impone l’utilizzo esclusivo di strumenti di pagamento tracciabili, tra cui:

• Bonifici bancari o postali;
• Carte di credito, di debito e prepagate;
• Assegni bancari o circolari;
• App di pagamento digitali conformi ai requisiti previsti dall’art. 23 del D.Lgs. n. 241/1997.

Questi strumenti devono permettere l’identificazione dell’autore del pagamento e garantire l’effettuazione di controlli efficaci da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Spese di rappresentanza: criteri e novità

Le spese di rappresentanza includono quegli oneri sostenuti per finalità promozionali o di immagine, quali:

• Omaggi;
• Eventi aziendali;
• Iniziative pubblicitarie o di relazioni pubbliche.

La modifica all’articolo 108 del TUIR prevede che, oltre a rispettare i requisiti di inerenza e proporzionalità già esistenti, queste spese siano deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili.

L’assenza di tracciabilità comporterà l’impossibilità di considerare fiscalmente rilevanti tali costi, con un impatto diretto sulla base imponibile dell’impresa.

Trasferte dei lavoratori dipendenti e autonomi

Le nuove regole riguardano anche le spese connesse alle trasferte, che includono vitto, alloggio, viaggi e trasporti effettuati tramite autoservizi pubblici non di linea, come taxi e noleggio con conducente.

In dettaglio:

• Rimborsi spese dei dipendenti: Dal 2025, per non concorrere alla formazione del reddito imponibile del dipendente, tali rimborsi devono essere documentati e pagati in modalità tracciabile.
• Lavoratori autonomi: Le spese sostenute direttamente dal professionista e quelle riaddebitate analiticamente al cliente sono deducibili solo se effettuate tramite pagamenti tracciabili.

La norma si applica anche alle trasferte effettuate all’interno del territorio comunale, purché le spese siano documentate e pagate con modalità conformi alla tracciabilità.

Limiti quantitativi per la deducibilità

I limiti già esistenti per la deducibilità di alcune spese rimangono invariati, ma la tracciabilità diventa un ulteriore requisito imprescindibile.

Ad esempio:

• Le spese di vitto e alloggio per trasferte extra-comunali sono deducibili fino a un massimo di:
  • 180,76 euro giornalieri per trasferte in Italia;
  • 258,23 euro giornalieri per trasferte all’estero.

Analoghi limiti si applicano alle spese sostenute per l’utilizzo di autoveicoli di proprietà o noleggiati dai dipendenti per le trasferte.

Conseguenze operative e sanzioni

L’inosservanza delle nuove disposizioni comporterà:

• L’indeducibilità delle spese non tracciabili;
• La possibile rettifica del reddito imponibile da parte dell’Agenzia delle Entrate;
• Un aggravio amministrativo per le imprese, che dovranno adeguare i processi di rendicontazione e gestione delle spese.

Per evitare sanzioni e contestazioni, è fondamentale implementare procedure interne che garantiscano il rispetto delle nuove regole, inclusa la formazione del personale incaricato della gestione amministrativa.

Conclusioni e raccomandazioni

La nuova disciplina rappresenta una sfida significativa per le imprese e i professionisti, ma offre anche l’opportunità di migliorare la trasparenza e l’efficienza nella gestione delle spese aziendali.

È fondamentale:

• Effettuare una revisione dei processi interni per garantire la conformità alla normativa;
• Dotarsi di strumenti digitali per il monitoraggio e la rendicontazione delle spese;
• Assicurarsi che tutto il personale coinvolto sia adeguatamente formato sulle nuove regole.

In un contesto sempre più orientato alla digitalizzazione e alla tracciabilità, il rispetto delle nuove disposizioni non solo eviterà sanzioni, ma potrà anche contribuire a rafforzare la reputazione aziendale e la fiducia degli stakeholder.

(Piergiorgio Ripa – Dottore Commercialista e Revisore Legale – piergiorgio.ripa@studioripa.it)

(Informativa del 16 gennaio 2025)